Gizlilik ve kişisel veriler

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, Komi ürününü geliştiren ekip (“Komi”, “biz”) tarafından; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında işlenir.

Gizlilik ve KVKK talepleriniz için: hello@thekomi.com. Ana sayfadaki iletişim formunu veya pilot başvuru formunu da kullanabilirsiniz.

2. Hangi kanallardan veri topluyoruz?

• İletişim formu (ana sayfa): e-posta adresi
• Pilot başvuru formu (/pilot): işletme ve iletişim bilgileri
• WhatsApp: Komi numarasına yazdığınızda sohbet, profil ve randevuyla ilgili bilgiler
• Randevu linki (/r/…): Komi’nin WhatsApp’tan size özel gönderdiği, 15 dakika geçerli ve tek kullanımlık randevu formu. Formda seçtiğiniz hizmet, çalışan, gün, saat, adınız ve notunuz WhatsApp’tan alınan randevuyla aynı şekilde işlenir; telefon numaranız WhatsApp numaranızdır ve formda yalnız kısmen gösterilir. Başkası (ör. çocuğunuz ya da arkadaşınız) için randevu alırsanız o kişinin yalnız adı soyadı kaydedilir; telefonu istenmez, ona mesaj gönderilmez, bildirim ve hatırlatmalar size gelir. Bu sayfada çerez ya da analitik kullanılmaz.
• Site sohbeti (“Komi’ye sor” penceresi): yazdığınız sorular ve kötüye kullanımı önlemek için sınırlı teknik bilgi
• Teknik kayıtlar: güvenliğin sağlanması için sınırlı sunucu / istek günlükleri (IP, zaman, hata kaydı gibi)

3. İletişim formu

Ana sayfadaki iletişim alanına e-posta yazdığınızda şu veri işlenir:

• E-posta adresi
• Başvuru zamanı ve kaynağı (iletişim formu)

Amaç: size geri dönüş yapmak, ürün hakkında bilgilendirmek, pilot veya işbirliği süreçlerini yürütmek.

Hukuki sebep: açık rızanız ve/veya bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması; meşru menfaat (ürün geliştirme ve iletişim).

4. Pilot başvuru formu

Pilot formunda şu veriler toplanabilir:

• Adınız
• İşletme adı
• İşletme türü
• Şehir
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• Not / ek açıklama (isteğe bağlı)
• Başvuru zamanı ve kaynağı (pilot)

Amaç: pilot uygunluğunu değerlendirmek, sizinle iletişime geçmek, ürünü işletmenizin ihtiyaçlarına göre geliştirmek, demo ve onboarding süreçlerini yürütmek.

Hukuki sebep: açık rızanız; bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması; meşru menfaat (pilot seçimi ve ürün geliştirme).

5. WhatsApp üzerinden işlenen veriler

Komi’ye WhatsApp’tan yazdığınızda (müşteri veya işletme personeli olarak) sohbet asistanı hizmeti sunulur. Bu kapsamda işlenebilen veriler:

• WhatsApp telefon numarası
• Paylaştığınız ad / soyad
• Mesaj içerikleri (gelen ve giden metinler) ve konuşma geçmişi
• Tercih ve ihtiyaç bilgileri (ör. tercih ettiğiniz hizmet ya da çalışan, alerji / hassasiyet, not, müsaitlik), paylaşmanız halinde
• Randevu bilgileri (tarih, saat, hizmet, çalışan, durum, iptal gerekçesi; başkası için alınan randevuda o kişinin adı soyadı)
• Randevu sonucu: geldi, gelmedi, işletmenin onaylamadığı randevu ve iptalin hangi anda yapıldığı
• Bekleme listesi kaydı (işletme, gün, saat, hizmet, sıra ve açılan yere verdiğiniz cevap), dolu bir saat için listeye yazılmak istemeniz halinde
• İşletme personeli için: personel telefonu ve işletmeyle ilişki
• Sohbetin bot veya insan modunda olup olmadığı

Amaç: talebinizi anlamak ve yanıtlamak; randevu oluşturmak, güncellemek veya iptal etmek; dolu bir saatte yer açılırsa size haber vermek (bekleme listesi); işletmeye bildirim iletmek; işletmenin randevu geçmişinizden müşteri puanını görmesini sağlamak; asistanı iyileştirmek; güvenliği ve kötüye kullanımı önlemek; demo ortamında ürünü test etmek.

Hukuki sebep: bir sözleşmenin kurulması veya ifası; açık rızanız (özellikle özel nitelikli sayılabilecek tercihler için); meşru menfaat (hizmetin sunulması ve geliştirilmesi; işletmenin müşteri puanıyla randevularını planlaması).

Müşteri puanı: Randevu aldığınız işletme, panelinde sizin için 100 üzerinden bir puan görebilir. Puan yalnızca o işletmedeki kendi randevu geçmişinizden sabit kurallarla hesaplanır: randevunuza gelip gelmediğiniz, iptal ettiyseniz bunu ne kadar önceden yaptığınız, ne sıklıkla ve ne düzenli geldiğiniz ve son gelişinizden bu yana geçen süre. Başka işletmelerdeki randevularınız kullanılmaz ve puanınız başka işletmelerle paylaşılmaz. Harcama tutarınız puana dahil edilmez. İşletmenin onaylamadığı ya da işletmenin iptal ettiği randevular puanınızı düşürmez. Puan size gösterilmez; işletmenin müşterilerini tanıması ve randevu planlaması içindir, tek başına randevu almanızı engellemez. Puanın nasıl hesaplandığını öğrenmek ya da itiraz etmek için bize yazabilirsiniz (bkz. 11. bölüm).

Demo uyarısı: Müşteri tarafındaki “Komi’ye yaz” deneyimi demo hat üzerinden çalışabilir. Demo sohbetler gerçek bir işletme operasyonuna bağlanmayabilir; yine de yazdığınız içerik teknik olarak işlenebilir ve saklanabilir. Gerçek işletme pilotunda veriler ilgili işletme sürecine hizmet eder.

6. Site sohbeti (“Komi’ye sor”)

Sitedeki “Komi’ye sor” penceresine yazdığınız sorular, yanıt üretmek için yapay zekâ sağlayıcımıza (OpenAI) iletilir ve yurt dışında işlenebilir. Komi bu mesajları kendi sistemlerinde kaydetmez; sohbet, siz sayfayı kapatana kadar yalnızca tarayıcınızda tutulur.

• Kötüye kullanımı ve aşırı kullanımı önlemek için IP adresiniz, gizli anahtarla geri çözülemeyecek şekilde özetlenerek mesaj sınırlarının sayılmasında kullanılır. Ham IP adresi saklanmaz.
• Pencereyi açtığınızda mesaj içeriği taşımayan, en fazla 2 saat geçerli bir oturum çerezi verilir (bkz. Çerez Politikası).
• Sohbet, kişisel bilgi paylaşmanız için tasarlanmamıştır. Telefon, adres veya sağlık bilgisi gibi kişisel bilgileri yazmamanızı rica ederiz.

Amaç: Komi hakkındaki sorularınızı yanıtlamak; sohbetin güvenliğini sağlamak ve kötüye kullanımı önlemek.

Hukuki sebep: meşru menfaat (ürün hakkında bilgi vermek ve hizmetin güvenliği).

7. Yapay zekâ ve otomatik işleme

WhatsApp mesajlarınız ve site sohbetine yazdığınız sorular, talebinizi anlamak ve yanıt üretmek için yapay zekâ modelleri (ör. OpenAI) üzerinden işlenebilir. Bu işlem, asistanın çalışması için gereklidir. Model sağlayıcılarına iletilen içerik, hizmetin sunulması amacıyla ve ilgili sağlayıcının koşulları çerçevesinde işlenir.

Müşteri puanı yapay zekâ ile değil, randevu kayıtlarından sabit kurallarla hesaplanır (bkz. 5. bölüm).

8. Verilerin aktarımı ve hizmet sağlayıcılar

Verileriniz yalnızca hizmetin sunulması için gerekli olduğu ölçüde, aşağıdaki kategorilerdeki üçüncü taraflarla paylaşılabilir:

• Mesajlaşma altyapısı: WhatsApp Business Platform (Meta)
• Yapay zekâ sağlayıcıları: mesaj anlama ve yanıt üretimi için
• Barındırma ve veritabanı: uygulamayı ve kayıtları çalıştırdığımız altyapı (ör. bulut sunucu / PostgreSQL sağlayıcıları)
• Pilot işletmesi: işletme personeli veya yetkili kişiler, yalnızca kendi operasyonları için gerekli randevu / müşteri bilgilerini görebilir

Yasal zorunluluk olmadıkça verilerinizi satmayız. Yurt dışına aktarım söz konusu olursa, KVKK’daki uygun güvenceler çerçevesinde hareket ederiz.

9. Saklama süresi

• İletişim ve pilot başvuruları: başvuru süreci ve makul takip süresi boyunca; ardından silinir veya anonim hale getirilir (genellikle en fazla 24 ay, daha kısa süre yeterliyse daha erken).
• WhatsApp mesaj içerikleri: ham mesaj metinleri en fazla 30 gün saklanır ve ardından otomatik olarak silinir. Silinmeden önce yalnızca hizmetin kişiselleştirilmesi için gerekli tercihler (ör. tercih ettiğiniz hizmet ya da çalışan, hitap şekli, alerji / hassasiyet bilgisi) kısa bir özet hâlinde damıtılarak saklanır; mesajların kendisi kalıcı olarak tutulmaz.
• Müşteri ve randevu kayıtları: hizmetin sunulması, randevu takibi ve yasal yükümlülükler için gerekli olduğu süre boyunca saklanır; silme talebinizle her zaman kaldırılabilir.
• Bekleme listesi: kayıt, beklediğiniz randevu saatine 2 saat kalana kadar ya da siz çıkana veya kayıt randevuya dönüşene kadar açık kalır; kapanan kayıt randevu kayıtlarıyla birlikte saklanır ve silme talebinizle kaldırılır.
• Müşteri puanı: ayrı bir kayıt olarak saklanmaz; her görüntülemede güncel randevu kayıtlarından yeniden hesaplanır. İşletme yetkilisi puanı Komi’ye sorarsa verilen yanıt, mesaj içerikleri gibi en fazla 30 gün saklanır. Randevu kayıtlarınız silinirse puan da kalmaz.
• Ekipten ayrılan personel: kayıt silinmez; adı ve telefonu, işletmenin geçmiş randevu ve çalışma kayıtlarıyla birlikte işletme hesabı silinene kadar kalır, Komi ile WhatsApp yazışmaları silinir. Kendi hesabını silen personelin adı “Ayrılan çalışan” olarak değiştirilir; telefonu, e-postası ve profil fotoğrafı kaldırılır.
• Site sohbeti: mesaj içerikleri Komi tarafından saklanmaz. Kötüye kullanım sayaçları (özetlenmiş IP) en fazla 2 gün tutulur ve otomatik olarak silinir.
• Teknik günlükler: güvenlik ve hata ayıklama için kısa süre (genellikle günler / birkaç hafta).

10. Güvenlik

Verilere yetkisiz erişimi azaltmak için erişim kısıtlama, şifreli bağlantı (HTTPS) ve altyapı güvenlik önlemleri kullanırız. Hiçbir sistem %100 güvenli değildir; şüpheli bir durum görürseniz bize yazın.

11. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK’daki şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme
• Düzeltme veya silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Otomatik sistemler ile aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme

Talepleriniz için hello@thekomi.com adresine yazın veya ana sayfadaki iletişim formunu kullanın. Kimliğinizi doğrulamamız gerekebilir; makul süre içinde dönüş yaparız.

12. Çocuklar

Komi çocuklara yönelik bir hizmet değildir. 18 yaşından küçük olduğunuzu fark edersek ilgili verileri silmek için makul adımları atarız.

13. Çerezler ve analitik

Site oturum ve güvenlik için zorunlu çerezler kullanır. Tanıtım ve başvuru sayfalarında Google Analytics 4 yalnızca analitik izni verdiğinizde yüklenir. Ziyaretleri ve başvuru adımlarını ölçmek için sayfa/olay bilgileri, tarayıcı ve cihaz bilgileri, çerez tanımlayıcıları ve sınırlı kampanya etiketleri Google’a iletilir; hizmet kapsamında yurt dışında işlenebilir. Form alanlarının içeriği analitik olaylarına eklenmez. Panel ve giriş ekranları bu ölçümün dışındadır.

Analitik ölçüm açık rıza tercihinize bağlıdır. Reddetmeniz sitenin temel işlevlerini etkilemez. Tercihinizi sayfa altındaki “Çerez tercihleri” üzerinden değiştirebilirsiniz. Çerez adları, süreleri, sağlayıcı ve izin geri çekme bilgileri için Çerez Politikasını inceleyin.

14. Metin değişiklikleri

Ürün veya yasal gereklilikler değiştikçe bu metni güncelleyebiliriz. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır; önemli değişikliklerde site üzerinden ayrıca bilgilendirme yapabiliriz.

15. İletişim

Gizlilik soruları, veri erişim / silme talepleri için: hello@thekomi.com. Ana sayfadaki iletişim formu veya pilot başvuru formu üzerinden de yazabilirsiniz.